19.01.2021
118

Автоматизация Google Sheets: 5 кейсов для бизнеса

Максим Волошин
автор ApiX-Drive
Время прочтения: ~3 мин

Как правило, использование Google Sheets предполагает много однотипных действий, связанных с копированием данных между таблицами и другими сервисами.

Но вы можете легко автоматизировать часть рутинной работы с помощью ApiX-Drive. Эта система будет передавать данные из ячеек куда нужно и по заданным вами настройкам. А вы или ваши подчиненные сможете потратить освободившееся время на другие дела. Какие именно задачи способен упростить ApiX-Drive — рассказываем на пяти примерах.

1. Передача лидов из Google Sheets в CRM-системы

Допустим, вы собираете все лиды в Google Sheets. Ведь в таблицах удобно считать прибыль и другие финансовые показатели по заказам, а также фильтровать и редактировать данные. Но чтобы эффективно общаться с клиентами и выстраивать воронки продаж, лучше копировать заявки в CRM-системы. И чем быстрее, тем лучше — иначе покупатели могут потерять интерес .

Чтобы каждый раз не переносить данные вручную, стоит использовать для этого ApiX-Drive. Система умеет автоматически передавать лиды по мере их появления из таблицы в «Битрикс24», AmoCRM, RetailCRM и другие подобные сервисы.

2. Рассылка уведомлений по контактам из Google Sheets

Многие небольшие компании ведут учет заказов прямо в онлайн-таблицах. Как только службе доставки передается очередной товар, менеджер набирает в колонке статус «Отправлено». Но как в таком случае лучше уведомлять клиентов об отправке? Если у компании большой поток покупателей, отправлять сообщения вручную контрпродуктивно.

Вот тут-то и поможет ApiX-Drive. Его можно настроить так, чтобы система автоматически копировала контакт каждого обслуженного клиента из таблицы и отправляла ему уведомление через Gmail. Вместо последнего можно использовать сервисы SMS-рассылок вроде TurboSMS и AlphaSMS или мессенджеры.

3. Информирование исполнителей о новых задачах в Google Sheets

Онлайн-таблицы удобно использовать как корпоративный менеджер дел. Обычно каждую задачу добавляют в виде отдельной строки. В одной колонке вводят описание, в другой — дедлайн, в третьей — имя исполнителя, в четвертой — статус и так далее. Не хватает только возможности уведомлять сотрудников о новых задачах.

Эту проблему легко решает ApiX-Drive. Система может автоматически отправлять детали каждой задачи непосредственному исполнителю через Gmail, а также Telegram, Viber и другие мессенджеры.

4. Синхронизация нескольких таблиц Google Sheets

При работе с Google Sheets вам может понадобиться копировать данные из одной таблицы или листа в другие. Если такая потребность возникает иногда, можно справиться вручную. Но если приходится переносить данные постоянно, без автоматизации не обойтись.

ApiX-Drive позволит вам синхронизировать несколько таблиц или разных листов в одной таблице. В результате добавленные строки или отдельные ячейки будут копироваться туда, куда нужно. Причем вы можете настроить фильтр: система станет переносить только те данные, которые соответствуют выбранным вами условиям.

5. Передача лидов из различных рекламных каналов в Google Sheets

Многие компании, которые не хотят платить за полноценную CRM, обрабатывают заявки прямо в Google Sheets. Но в таком случае очень важно организовать автоматическую доставку лидов из соцсетей, рекламных систем и прочих сервисов в таблицы. Ведь переносить данные вручную слишком неудобно и долго: вы просто не будете успевать обрабатывать заказы.

С помощью ApiX-Drive можно настроить автоматическое копирование лидов в Google Sheets из множества сервисов: «ВКонтакте», Facebook, различных конструкторов квизов вроде Marquiz, а также сайтов на Tilda и других CMS. Даные будут попадать в таблицы автоматически по мере появления.

***

Чтобы воспользоваться ApiX-Drive, уметь программировать не нужно. Просто настройте связь между Google Sheets  и другими сервисами на нашем сайте. Потратив всего несколько минут, вы оптимизируете работу и повысите эффективность бизнеса.